ファイル管理の一貫性が欠如

多くの企業では、自由にディレクトリやフォルダを作れるようなドキュメント管理システムを利用しているのではないでしょうか。
おそらく案件ごとにフォルダを作成して、配下に案件に関する取引関連ファイルを格納している企業が多いのではないかと想像します。
「これならファイルは無くならないのでは？」と思いますが、実は、その通りです。
ファイルは無くなっているわけではなく、どこに格納されているかが分からなくなっているだけなのです。
なぜか？それは、ファイルを格納する案件の担当者が異なるからです。
人によってフォルダの作り方が異なるのは当たり前で、結果としてファイル管理の一貫性がなく、必要な時にファイルが見当たらないという問題が発生します。

ルールの徹底が難しい

それなら、フォルダの作り方のルールを決めればいいとなりがちです。
が、、ルールを設定しても、全員がそのルールを厳守するのは容易ではありません。
マニュアルを整備しても読まない人がいたり、新しく入ってきた人への共有が漏れていたりというのが当たり前に起こります。
それは個々人が悪いのではなく、仕組みの問題です。
社内マニュアルの全てに目を通していて、かつ、その中身を100%覚えていて、完璧に実行できている、という人はほとんどいないのではないでしょうか？
マニュアルは読まれないという前提のもと、読まなくても皆が同じように出来る、という仕組みが欠如していることが原因です。

ムダな事務作業がなくなる

取引関連ファイルの行方不明を防ぐことで、無駄な事務作業を減らすことができます。
これまで、ファイル捜索に使われていた時間が、より有意義な活動に充てられることになります。

労働時間とストレスが減る

ファイル管理の問題が解消されることで、労働時間の短縮とストレスの軽減が実現します。
必要なファイルがすぐに見つかる環境を整えることで、業務の効率化が図れ、より生産性の高い業務活動が可能になります。

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ぱっと見で、見積書、注文書、請求書をどこに格納すればいいかは明らかです。また、格納されているかどうかも一目で分かります。

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